Terms & Conditions

Avbestilling og reduksjon

Disse avtalevilkårene gjelder som kontrakt for arrangementer på Sommerro. Alle avbestillinger og reduseringer må gjøres skriftlig og følgende avbestillingsfrister gjelder.

Ved nedjusteringer av antall rom og deltagere i forhold til opprinnelig bestilling forbeholder hotellet seg retten til å endre prisene (gjelder rom, konferanse, mat og drikke). Hotellet forbeholder seg retten til å endre lokale dersom endringen blir betydelig nedjustert. 

  • Ved reduksjon blir resterende av estimert totalverdi fakturert i sin helhet
  • Ved minimum spend betales dette i sin helhet uavhengig av reduksjoner i forkant av arrangement, utover det henvises det til avbestilling matrisen.

Reduksjon i antall hotellrom før ankomst

Antall dager før ankomst / Hotellrom

> 90 / 100%

> 60 / 80%

45-60 / 50%

21-44 / 25%

14-20 / 10%

Senere enn 13 dager / 0%

Bestiller kan redusere med inntil gitt % av antall hotellrom gebyrfritt til og med angitte dager før.

Reduksjon i antall deltakere som påvirker måltider ved arrangementer

Antall dager før ankomst / Hotellrom

> 60 / 100%

45-60 / 50%

21-44 / 25%

14-20 / 10%

Senere enn 13 dager / 0%

Bestiller kan redusere med inntil gitt % av antall hotellrom gebyrfritt til og med angitte dager før.

Avbestilling av arrangement

1 til 99 deltaker
60 dager før ankomst 0%
45-60 dager før ankomst 25%
21-44 dager før ankomst 50%
14-20 dager før ankomst 75%
13-0 dager før ankomst 100%

100 til 250 deltaker
60 dager før ankomst 0%
45-60 dager før ankomst 50%
21-44 dager før ankomst 75%
0-20 dager før ankomst 100%

Bestiller kan avbestille et arrangement på 40 gjester 30 dager før ankomst og plikter å betale 50 % av reservasjonens totalverdi. Avbestiller man arrangement mindre enn 14 dager før ankomst, plikter man å betale 100% av reservasjonens totalverdi, se avvik fra 100-250 personer. Ved arrangement større enn 250 personer avtales avbestilling- og reduksjonsbetingelser i forkant.

Betingelser ved arrangement

For å sikre gjennomføring av deres arrangement, ønsker hotellet en gjennomgang av programmet med bestiller før det distribueres til målgruppen. Det er hotellets intensjon at all gjennomføring blir ivaretatt og i tråd med hotellets muligheter og kapasitet

Medbrakt utstyr

Plassering av gaver, bruk av spesielt utstyr, oppsetting av dekorasjoner og plakater, heising av flagg/vimpler, skilting osv. må avtales og godkjennes av hotellet på forhånd.

Utstillere og rigg

Utstillere og rigg må avtales med hotellet i forkant og vil prises etter behov og tilgjengelighet.

Program og navnelister

Endelig program og navnelister må være mottatt av hotellet senest 3 uker før ankomst. Bestiller er ansvarlig for å gi beskjed dersom noen av deltakerne har spesielle behov det bør tas hensyn til. 

Skade

Arrangøren står ansvarlig for eventuell skade som påføres hotellet som følge av uaktsom eller forsettlig opptreden av arrangements deltakere. Sommerro er ikke ansvarlig for eiendeler brakt til hotellet. Dersom eiendelen er av spesiell verdi må hotellet være informert. Hotellet er kun ansvarlig for eventuelle tap i tilfeller hvor hotellet har påtatt seg ansvar for eiendel skriftlig.

Medbrakt mat og drikke

Det er ikke tillatt å servere medbrakt mat og drikke i hotellets eventlokaler, restauranter, barer, fellesarealer og takterrasse.

Støy

Arrangør må sammen med hotellet sørge for at lydnivået holdes på et akseptabelt og avtalt nivå. Hotellet er forpliktet til å forholde seg til de retningslinjer som til enhver tid er førende.

Sluttidspunkt

Ved bruk av lokaler etter opprinnelig sluttidspunkt, må dette forespørres særskilt også i den grad det gjelder å utvide skjenketid på takterassen. Det vil bli belastet 2500 kr per påbegynte time for lokalleie, dersom lokalet ønskes benyttet utover fastsatt sluttidspunkt.

Forsendelse  til hotellet

Arrangøren er ansvarlig for alle kostnader tilknyttet pakker som sendes til Sommerro i forbindelse med et arrangement. Forsendelseskostnader som kommer til hotellet etter at arrangementet har funnet sted, vil bli belastet avsender.

Oppdekking

Prisene inkluderer oppdekking i eget eventlokale, med duker, blomster og lys på bord. Oppgradering av blomster ved forespørsel.

Standard AV utstyr

Hotellet disponerer standard scene samt 2 mygger/mikrofoner og rigges dersom dette er avtalt med bestiller på forhånd. Ved behov for AV utstyr utover standard er hotellet behjelpelig med å skaffe utstyr via prefererte leverandører.

Menyer

Alle i selskapet velger samme meny dersom ikke annet er avtalt på forhånd.

Allergier og mathensyn

Allergener, endringer og ønske om spesialmenyer må meldes til hotellet senest 14 dager før ankomst. Ved senere innlevering av informasjon vil det tilkomme en ekstra kostnad på 125,- per person.

Vakthold

Hotellet forbeholder seg retten til å leie inn vakthold i forbindelse ved større utearrangementer for å ivareta sikkerheten på hotellet. Når hotellet finner det nødvendig med vakthold, vil vi ha dialog med bestiller om dette på forhånd. Kostnader til vakthold posteres i etterkant på fellesregning.

Branninstruks

Ved spesielle arrangement som krever utkobling av hotellets brannalarm må dette avtales skriftlig med hotellet. Bestillere er forpliktet til å følge hotellets til enhver tid angitte branninstrukser.

Oppgjør

Kostnader for evt. bestilling av diverse ekstra tjenester og serveringer som ikke er inkludert i pristilbudet, må belastes på fellesregning til arrangør. Arrangements utgifter skal gjøres opp med godkjente betalingskort eller avtalt fakturering.

Ansvar for deltaker regninger

For ytelser som ikke er inkludert i pristilbudet, gjør hver enkelt deltager opp separat. Arrangøren er ansvarlig for ikke-oppgjorte deltaker regninger. 

Kreditt

Dersom det skal sendes faktura må dette være avtalt i forkant. Kredittvurdering vil bli foretatt ved faktura forespørsel. Fakturagebyr på 65 vil påløpe. Betalingsbetingelser er 10 dager netto. Vi benytter elektronisk faktura behandling og sender ikke fakturaer under 5000 NOK. Ved for sen betaling vil det bli belastet et gebyr på 65 nok. Det vil beregnes 2 % rente per måned. 

Merverdiavgift og generell prisjustering

Ved endringer i gjeldende satser for merverdiavgift. vil prisene bli justert deretter. Vi tar forbehold om generelle prisøkninger på hotellets tjenester. De oppgitte priser er inkludert merverdiavgift og er ikke berettiget provisjon.

Depositum/bankgaranti

Vi forbeholder oss retten til å be om depositum/bankgaranti.

Force Majeure

Hendelser utenfor hotellets kontroll som streik, lockout, brann, manglende og for sene leveranser etc. gir hotellet rett til å heve avtalen uten erstatningsansvar.